属人的かつ非効率なチェック体制から、効率的なAIシステムでの全数チェック体制へ。
生活協同組合コープさっぽろ様
属人的な目視チェックと監査部門による精査から、AIを活用した網羅的なチェックによる業務のクオリティ改善と効率化を実現しました。
ーーーー管理本部管理部 中野部長
「人と人をつなぐ」「人と食をつなぐ」「人と未来をつなぐ」をテーマに、「店舗事業」「宅配事業」「物流事業」「エネルギー事業」「食品製造事業」の5つを主軸にして地域社会・お客様へサービス展開する生活協同組合コープさっぽろでは、業務の属人化からの脱却と業務の高度化を目指して、不正経費自動検知クラウドStena Expenseを導入。
Stena Expenseの導入経緯や決め手、導入後の効果について中野様（写真左から1人目）にお話を伺いました。
生活協同組合コープさっぽろ 会社概要
| ■事業概要 | 北海道エリアでの店舗事業・宅配事業・物流事業・エネルギー事業・食品製造業の5つを展開 |
| ■社員数 | 14,659人（2022年3月20日現在） |
| ■立替経費精算規模 | ・月間約230万円の個人立替経費規模（3,000万円規模/年） ・月間伝票明細数は、2,500件/月以上 ・事業上、交通費・出張費・日当、チャーター車利用者の精算、少額の消耗品購入の経費が多くチェックすべき事項が多い。 ※経費承認は、担当⇨各本部長の1段階電子承認で、各経費伝票と領収書も併せた紙の回付 |
− Stena Expenseの導入の目的「経費申請の妥当性向上と不正防止措置として導入」
従来より実施している経費監査業務が属人的であり、かつ担当者によって監査レベルに違いが出てしまう点に課題感がありました。
特に経費申請の妥当性チェックを高めたいという意向もあり、不正を検知するシステムを入れることでこれらの課題を解決するとともに、システムが導入されていることによる社員への牽制効果も期待していました。
− Stena Expenseの導入前の対策「属人的な業務監査による精度と作業量の多さへの課題感」
業務監査部門による属人的な目視チェックの実施のみにとどまっているとともに、該当者の申請と紙の伝票を突合する作業のため多大な時間を要し効率も非常に悪い状況でした。かつ、チェックする人によって気付きの感度が違うため、精度にも課題を感じていました。
実際に疑義がある申請が発生した際には過去に遡って数人体制で再チェックするなど、通常業務工数を圧迫している状況でした。
− Stena Expense導入に当たっての観点と進め方「精度に加え、カスタム性の高さとコストパフォーマンスが両立されているStena Expense」
管理部、システム部を中心に実際の使用感や精度を中心に、他社サービスも含めて検討を進めました。
比較対象となるサービスは少なく、ChillStack社のStena Expense本導入に至りました。最終的な導入の決め手となったのは、以下4点が非常にサービスとして秀でていると感じたからです。
・「現状の経費精算システムのデータテーブルをそのまま使用できる汎用性の高さ」
・「予算内でも十分に活用できる価格帯」
・「健康診断プラン（トライアル）での使用感・導入効果の事前確認」
・「一般的なタクシー料金と比較した検知機能など実用性に富んだ機能があること」
精度面もさることながら、カスタム性の高さと価格が両立されている点は非常に有り難かったです。
− Stena Expense導入後の成果「作業精度の向上のほか、不正防止の事前改善にも貢献」
当初目的としていた不正検知に加え、チャーター車のオイル交換など他にも不正が発生しうる課題の洗い出しにも繋がっています。
また、不正ではありませんが運用面での経費精算フローやシステム設定が不十分であることも判明し、それらの改善にも活かしています。
− 今後の展望や進化させたい取り組みについて「経費精算の自動連携や新しい検知モデルの導入も」
よりシームレスな連携を目的に、経費精算データとの自動連携を行いたいと考えています。ChillStack社にも協力をいただき、新たな検知モデル（高速道路の料金表や行き先に基づく検知等）の向上にも期待しています。