AIを活用したガバナンス強化へ…不正経費自動検知クラウドを導入し、チェック工数およびコストの削減とガバナンス強化を実現。
日新電機株式会社様
「人の目」に依存していたチェック体制から、AIを活用した網羅的かつ効率的なチェック体制へ再構築できました。
ーーーー常務執行役員 経理部長 新田 和久
電力エネルギー関連の設備から太陽光・風力発電関連設備、半導体・フラットパネルディスプレイ製造用イオン注入装置などを中心に、持続可能な社会、産業基盤を支える製品・サービスを提供する日新電機株式会社では、業務の効率化とガバナンス強化の実現を目指して不正経費自動検知クラウドStena Expenseを導入。
Stena Expenseの導入経緯や決め手、導入後の効果について常務執行役員 新田様(写真左から2人目)にお話を伺いました。
日新電機株式会社 会社概要
■事業概要 | 電力エネルギー関連の設備から太陽光・風力発電関連設備、半導体・フラットパネルディスプレイ製造用イオン注入装置などを軸に産業用機器の製造・販売 |
■社員数 | 2,058人(2022年3月末現在、単独) |
■立替経費精算規模 | ・月間3,500万円の個人立替経費規模(4億円前後/年) ・月間伝票明細数は、10,000〜15,000/月 ・事業として、営業部門や工事・フィールドサービス部門の出張旅費経費が多くチェックすべき事項が多い。 ※経費承認は、1次(上長)⇨2次(経理)の2段階 |
− Stena Expenseの導入の目的 「出張の多い営業部門のデータチェックの効率化」
旅費・経費精算や会計処理については属人的なチェック体制を敷いていますが、DXの一環でシステムを活用して抜け漏れなくチェックを行うとともに、工数・コストの削減や人の目以外の観点でチェックを行える体制にすることでガバナンス強化を図ることが大きな目的で導入しました。
特に営業部門や工事・フィールドサービス部門では出張の機会が多く、上長や経理部が全件を細かくチェックするには件数が多すぎる状況で、データに基づいた取り組みや効率化ができないかを模索していました。
− Stena Expenseの導入前の対策 「会社の規模拡大に伴う網羅的なガバナンス強化への課題」
経費精算・支払い結果について、業務監査部門による包括的な抜き打ち確認と人手での目視確認を中心にチェックを行なっていました。
部分的にはスタッフが独自で作成したマクロのようなツールも活用していましたが、できることには限界があり、丁寧にやろうとすると工数が増大するというジレンマがあり、今後の会社の規模拡大やガバナンス強化のために網羅的かつ効率的に業務を行えないかという課題感が出発点でした。
− Stena Expense導入に当たっての観点と進め方 「AIによる見逃し案件の抽出による安心感」
経理部・資金グループと予算グループの2つのチームで導入を推進しました。
検討に当たっては、類似サービス数社とStena Expenseの機能・価格・性能・サービス提供体制など様々な面で情報を整理しながら進めました。
最終的な導入の決め手は、
・自前の経費精算システムでも対応が可能な汎用性の高さ
・トライアルプランでの使用感や導入効果の確認
・使い勝手(結果の見やすさやExcel等での対応のしやすさ)
・自社に合わせたカスタマイズ性
・導入のしやすさ(価格や安心できるサポート体制)
の5点が非常に良かったため、本導入に至りました。
特に精度面では、トライアル結果において過去業務監査部門が指摘した案件を漏れなく発見する一方で、見逃し案件を多数抽出できていた性能は驚きと安心感を与えてくれました。
− Stena Expense導入後の成果 「統計的なデータ判断が可能となり、業務削減の大きな貢献に」
まず、人力では限定的であった不正・不備の検知について、様々な項目や切り口から検知・チェックが可能となったことに加えて、従前は難しかった統計的に見て異常なデータ判断など、AIならではのメリットを感じることができたことは大きかったです。
データ投入から検知結果出力までの時間が短い為タイムリーにチェックが実現できており、業務運用がスムーズになるとともに、監査部門での人力チェック業務の削減にも繋がっています。
導入後、旅費・経費精算のAIチェックを実施していることが周知され始めたため、精算時の入力ミスやセルフチェック強化等の予防効果も期待しています。
− 今後の展望や進化させたい取り組みについて 「これからもAIを活用したDX化によるガバナンスの強化とコスト削減を」
今回のAIを活用したDX化を皮切りに、取引先への支払い領域においても同様の対応を行い、ガバナンスの強化・コスト削減を推進していきたいです。
その先には、会計処理の不正・不備のチェックにまで到達することを目標にしています。
AI活用に留まらず、様々な取り組みを通して不正や異常のチェックを行い、ガバナンスの強化とともにコスト・工数の削減に取り組み、頼りにされる攻める経理部門になりたいと考えています。