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導入事例

経費精算ソフトと不正経費自動検知クラウドを同時導入。 コスト最適化とガバナンス強化を実現。

株式会社オープンハウス・アーキテクト様

経費承認者の経験や感覚への依存がなくなり作業効率が向上すると共に、網羅的かつ時系列でのデータ解析による判断のおかげで「人の目」では気づけない視点でチェックが可能となりました。


経理部部長 土屋 勝一

注文住宅・建売住宅・マンション・総合建築など建築のスペシャリストとして幅広く事業を展開する株式会社オープンハウス・アーキテクトでは、経費精算の電子化に伴い、データドリブンな承認作業と作業効率化を目指して不正経費自動検知クラウドStena Expense を導入。
Stena Expense の選定理由や導入効果について、経理部長・土屋様(画像右から2番目)にお話をうかがいました。

株式会社オープンハウス・アーキテクト 会社概要

■事業概要注文住宅・建売住宅・マンション・総合建築など建築のスペシャリストとして法人向け(不動産会社向けのBtoB事業)と個人向けの両方のビジネスモデルで幅広く事業を展開
■社員数655名 ※2021年10月1日時点
■立替経費精算規模・月間約800万円の個人立替経費精算規模(約1億円/年間)
・月間伝票明細数は5,000件以上
・建築現場に駐車する際のコインパーキング代、道路使用申請費、部材購入などが多い
※経費承認は、1次・2次(最終)の2階層モデル

− Stena Expense 導入の目的を教えてください。

経費精算システム(楽楽精算)の導入により、紙ベースの情報からデータによるチェックが可能となりました。そこで蓄積するデータを活用して、経費利用の不正・不備を効果的かつ効率的に行うためにStena Expense を導入しました。
また、不正・不備の発見を承認者の経験に頼る属人的な手法からの脱却もかねてからの課題であり、AIを活用したStena Expense はそれらを解決するツールになると確認できたことも大きかったです。

昨今のデジタル化・IT化の進展により経費精算はもとより様々なことが便利かつ簡便に行えるようになることは良いことではあるものの、従来の対面で行っていたことが行われなくなることにより不正や不備が起こりやすくなってしまうという課題感があるため、抑止力を効かせるためにもデータに基づいた取り組みは大切だと考えています。

Stena Expense 導入前はどのように対策を行っていたのでしょうか?

以前は経費精算書(Excel)に入力・印刷のうえ申請者印・上長承認印を押印し、領収書をのり付けした書類を一件ずつ確認していました。
領収書の貼付漏れや、使用金額が高額で異常と思われる明細など様々なものを手分けしてチェックしてましたね。
とはいえ、経理部のマンパワー不足やチェックに十分な時間を割く余裕も常にあるわけではなく、生産性への課題は感じていました。また、”Aさんは違和感を感じて重複申請に気付くがBさんは気付けない”など属人的な部分も改善したいなと考えていました。

Stena Expense の導入に当たってはどのような観点で進めたのでしょうか?

上述の課題感は常に持っていましたので、効率的かつ効果的にチェックを行える専門家や仕組み作りの方法を探しつつ、ツールとしても何か良いもの(費用対効果が高いものなど)がないかと幅広く情報収集を行っていました。
そこでChillStack社のStena Expense を見つけましたが、AIを活用したツールの有用性や精度には不安感もあったため、まずは健康診断プランでトライアルをして効果を確かめるステップを取らせていただきました。
過去分のデータや法人カードデータなど経費データ以外のデータも混ぜ合わせて解析を行ってくれて、期待値を大きく超える結果となりましたので、導入することにしました。

Stena Expense 導入後の成果について教えてください。

まずは不正・不備の検知精度が大きく向上しました。人の目ではなかなか気づけなかった重複申請の可能性や異常性のポイントがクリアになるとともに、法人カードデータとの連携により正確性・網羅性が高まりました。
生産性の面でも、 Stena Expense を事後チェック機能として利用する前提で社内経費精算のワークフローを変更することで生産性の向上を実現しました。(経理部への領収書原本を貼付した伝票(紙)提出を不要としたことで、申請者の経費申請に掛かる時間を削減)
経理部メンバーにとっても、AIによる網羅的な抽出のおかげで全ての不正・不備チェックを自分達でしなければいけないというプレッシャーから解放されると共に、大幅に検査時間が短縮されたことによりグレーゾーン(不正や不備の疑いがある経費申請)のチェックに専念できるようになりました。

今後の展望やさらに進化させたい取り組みについてお聞かせください。

今後は、大きく二つの取り組みを強化していきたいと考えています。
一つ目は「情報提供機能の強化」として、部門別・個人別での経費精算のデータ分析を行うことで無駄な経費等の洗い出しや効果的な経費利用に向けた情報を経営層向けに提示していくことです。
二つ目は「経費から原価への応用」として、業者請求(原価計上される取引先への発注・請求)に対しても、ChillStack社の技術を活用して不正や異常のチェックを行い、ガバナンスの強化とともにコストの最適化に取り組みたいと考えています。

本日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。
Stena Expense を活用することにより、経費チェックの脱属人化や社内全体の生産性向上などを実現された株式会社オープンハウス・アーキテクト様のお話を伺いました。

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