AIによる自動検知で経費の事後チェックに係る労力を半減。蓄積データの活用で内部統制の高度化と業務効率化を推進

手作業で行っていた事後チェック業務がAIで自動化されたことで、負担は体感で半分以下にまで減りました。また、不備を確認する際も「AIがこう検知している」とアプローチできるようになったことで心理的負担が下がり、現場とのやり取りもスムーズになっています。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ーーーー財務・経理セクション 千代（ちしろ）様

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

法人の経営課題に応えるサービス・商品をインテグレートし、販売・構築・保守サポートを行っている株式会社エイコー（以下「エイコー」）では、全社的なDX推進の一環として経費精算クラウドシステム「楽楽精算」を導入し、精算データのデジタル化を進めてきました。
しかし、申請件数の増加に伴い人手による事後チェック作業が限界を迎えつつあったことから、業務効率化と内部統制の高度化を目的に、2025年2月に不正経費自動検知クラウド「Stena Expense」を導入。
今回、Stena Expenseの導入背景や運用の工夫、具体的な導入後の効果について、財務・経理セクションの千代様にお話を伺いました。

申請件数の増加と目視チェックの限界。全社DX推進の中で求められた「チェック業務の高度化」

ー Stena Expense導入前の課題について教えてください。

以前はワークフローシステムで申請を行い、紙の領収書を経理部門に提出して目視確認する運用でした。その後「楽楽精算」を導入したことでオンライン上で申請から承認まで完結できるようになり、データが手元に蓄積される状態になりました。

一方で、申請件数の増加に伴い、蓄積されたデータを人の目で1件ずつ確認・加工していく作業には限界が見え始めていたのです。また、目視確認ではどうしても抜け漏れが発生するリスクがあり、内部統制の観点からも十分とは言えない状態でした。

オフィス空間の提案を行う当社において、テレワーク、リモートワークや社内フリーアドレスの導入など新しい働き方の定着とともに、社内全体でDX推進の機運が高まる中、単なる業務負担の軽減にとどまらず、蓄積したデータを活用してチェック業務そのものを高度化できないかと模索していたタイミングで、展示会にてStena Expenseと出会いました。

既存の精算環境を活かしたスムーズな導入

ー Stena Expenseを選定した理由は何ですか。

決め手は、AIによる自動化で大幅な負担削減が期待できる点に加え、導入ハードルの低さとカスタマイズの柔軟性を兼ね備えていたことです。既存の「楽楽精算」とデータをスムーズに連携できるため、現行の運用体制を大幅に変えることなく組み込める点が魅力でした。また、会社独自のルール（勤怠データと経費データの突合など）にあわせたチェック項目を柔軟に設定できる拡張性も導入の後押しになりましたね。

ー 導入時の工夫について教えてください。

実際の導入にあたっては、AIで期待通りの検知精度を出すために社内データの整備と申請ルールの再定義を行いました。データの収集方法や入力ルールの見直しを全社へ周知したほか、勤怠データとの連携や検知後の対応フローも整備しました。単なるシステムの導入にとどまらず、業務プロセスをデータ活用を前提としたものに見直す良い機会になったと感じています。

AI自動検知で確認労力を半分以下に。精度向上と心理的負担の軽減を同時に実現

ー Stena Expense導入後の成果について教えてください。

手作業で行っていたチェック業務がAIで自動化された結果、確認作業にかかる負担は体感で半分以下にまで削減されました。業務が効率化されたことで時間的なゆとりが生まれ、月次業務の前倒しや例外的な事案への迅速な対応が可能になっています。また、業務全体のさらなる効率化に向けて、経費精算に関わる運用の見直しや業務の自動化といった改善施策も並行して進められています。

機能面では、「タクシー代の水増し」などこれまで目視で見抜くことが難しかった項目も自動抽出できるようになり、不正検知の精度とチェックの質が大幅に向上しました。また、休日申請のない日の経費利用など、勤怠データと突合したAIの自動チェック機能が認知されたことで、「見られている」という意識が広がりました。これが抑止力となり、内部統制の強化にもつながっています。

加えて、心理的な負担が軽減された点も大きな成果です。従来は不備を確認する際に直接的な指摘になりがちでしたが、「AIがこのように検知していますが確認をお願いできますか」とニュートラルなスタンスでアプローチできるようになり、現場とのやり取りが非常にスムーズになりました。

さらなる業務改善とデータ活用の拡大へ。独自の運用に合わせた検知の高度化を推進

ー 今後の展望について教えてください。

今後は、さらなる業務改善に向けて検知精度の最適化を進めていく予定です。自社の運用ルールに合わせ、不要なアラートを削減するなどのチューニングを行い、より実態に即したチェック体制へと高めていきたいと考えています。

あわせて、社内の各種データを活用した新たな検知の可能性についても検討していきます。ETCの利用履歴や社用車の利用データを新たに追加することで、休日などの実態に応じた検知項目を拡張していく方針です。

また、今後はリスクランキングの機能リリースや、ワークフローでのチェック機能といったさらなる機能拡充にも期待しております。弊社としても、これまでに蓄積されたノウハウを活かし、Stena Expenseのより効果的な活用を目指してまいります。

− 本日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。

Stena Expenseを活用し、経費チェックの精度向上と現場との良好なコミュニケーション、そしてガバナンス強化を同時に実現された株式会社エイコー様の事例をご紹介しました。