経費チェックに伴う属人化問題が解消。不正抑止効果もあり、経理部門・財務部門の業務効率化を実現。

システムによる検知のため、客観的な信頼性が高く、属人化が解消されました。さらに、経費精算の疑義の発見もできるため、不正申請の抑止にも繋がっていると思います。

ーーーー管理本部 総務部 担当部長・小倉 応胤（オグラ ノリカズ）様

地域薬局の運営やグループ内外に向けた医薬品ネットワークの提供を通じて良質な医療インフラ構築などを行う株式会社メディカルシステムネットワークでは、経費申請に関する不備や間違いを防ぎ、業務の効率化を図るため、2023年4月に不正経費自動検知クラウドStena Expenseを導入。Stena Expenseの選定理由や導入効果について、管理本部 総務部 担当部長・小倉様にお話を伺いました。
※写真：㊧経理部 岩田部長様 ㊥総務部 小倉担当部長様 ㊨総務部 佐藤リーダー様

株式会社メディカルシステムネットワーク　会社概要

ーStena Expense 導入の目的「経理・財務部門の負担軽減と社員のモラル向上を目指して」

組織内での経費申請における不備や間違いを防ぎ、申請内容のチェックなどの業務効率化と負荷軽減を目的として、2023年4月に導入しました。監査の視点からもさまざまな情報収集を行った結果、経費の不正検知に特化したシステムを導入し、不正や不備の早期発見・対応を可能とすることで、経理・財務部門の負担軽減だけでなく、社員のモラル向上に繋げる狙いもありました。

ー導入前の課題「チェックの属人化と人力による精度の限界」

経費精算システムを2022年2月から活用していましたが、同じ領収書で意図しない二重申請を行ってしまうなどの問題が生じていたほか、上長、経理部門・財務部門による多層チェックが属人化しやすく、人力による精度に限界を感じていました。また、コロナ禍も収束し経費申請数が増加傾向にある一方、バックオフィス部門は少数精鋭のため、より効率的に対応していくことも課題でした。

ーStena Expense導入にあたっての観点と進め方「業務負担の軽減と全データの網羅的精査の実現」

インターネットで検索し、Stena Expenseを知りました。他2-3社のシステムと比較した際、Stena Expenseは汎用性が高く、感覚的に使えそうだという点が好印象でした。

経費精算のみのデータで検知処理をするのは一般的ですが、Stena Expenseはそれに加えて、勤怠や通勤費、旅行代理店の交通費のデータなどもインポートでき、複合的に使えます。これらのデータはこれまで人力で処理していたので、業務の負担軽減に繋がる大きなメリットだと感じました。

導入にあたっては、以下の3点を総務部、経理部、財務部を中心に他社システムと比較検討し、最終的にStena Expenseを選定しました。

・チェック業務の負担を増やすことなく、全データの網羅的精査が可能 
・経費利用の妥当性確認が容易 
・不正・不適切・異常の根拠が表示され、原因・理由が明瞭

ーStena Expense導入後の成果「システム検知による信頼性の高さにより、属人化問題が解消」

導入後、管理部門側では検知精度の高さや、人の目だけに頼らないAIによるチェックの効果が実感されています。
申請者側では正確に申請しなければという意識が高まり、システム導入の効果が見られます。システムによる検知のため、客観的な信頼性が高く、属人化問題が解消されるとともに、経費精算の疑義発見や不正申請の抑止に効果を発揮しています。

ー今後の展望や進化させたい取り組みについて「グループ会社を含めた経費精算システムを1つに集約」

今後は、社内の経費決済の電子化を進め、金額や内容の手入力を減らし、チェックの自動化を推進することで、不正や申請ミスを抑止していきます。これにより、チェック業務の負担が一層軽減されるでしょう。
また、ゆくゆくは当社のグループ会社にもStena Expenseを導入したいと考えています。11社のグループ会社の中には、依然として紙で経費精算を行っている会社や、経費精算システムが二重化している会社、そもそもシステムが導入されていない会社もあります。グループ全体でのガバナンス強化に向けて、経費申請システムを1つに集約することが効果的と考えており、まずは足元を固めながら、一歩ずつ進めていきます。

− 本日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。
Stena Expenseを活用することにより、経理部門・財務部門の業務効率化を実現した株式会社メディカルシステムネットワーク様のお話を伺いました。