領収書の電子回付への切り替えで発生する懸念やチェック工数増大対策のため、AIを活用したチェック体制への変革を実現。

手作業と目視によるアナログなチェック体制から、AIと人の目を棲み分けしたスピーディーなチェック体制へ移行できました。

ーーーー財務経理部為替課　林様

NAGASEグループ全体の間接業務・支援業務の業務変革を推進するシェアードサービス会社として、各々の専門性をベースに、財務・経理・法務・総務・給与計算等の一般管理業務のみならず、法令や規制への対応を含む営業活動の支援業務等の幅広いサービスを提供している長瀬ビジネスエキスパート様では、グループ全体のガバナンス向上・効率化を目的に不正経費自動検知クラウドStena Expenseを導入。
Stena Expenseの導入経緯や決め手、導入後の効果について財務経理部為替課 林様（写真右から2人目）にお話を伺いました。

長瀬ビジネスエキスパート　会社概要

楽楽精算導入前は、証憑本紙を台紙に貼付して回付する運用でしたが、
2022年1月楽楽精算導入時に電子回付に切替を実施しました。

証憑が紙から電子に変わったことにより、業務効率は格段に高まりました。一方、一部ではありますが
証憑を二度読み取りするなどの事象が発生していました。
そのため社内でチェックを開始しましたが、手動確認の為、確認に時間がかかっていました。

手動確認とは、楽楽精算の明細データをExcelダウンロードし、各メニュー毎に条件を設定、
関数を活用し重複を検知するというアナログな確認方法です。
監査室や内部統制と相談しながら四半期ペースで確認を実施していたものの、データ量が多く、
思うように確認が進められないことに加え、重複確認が網羅されているのかという懸念があり
楽楽精算の会社であるラクス社に相談したところ、
弊社の課題に対応できる、Stena Expenseを紹介いただきました。

導入に向けては、より網羅的かつ効率的な業務フローにて、安心できるチェック体制を築くことを目的にChill Stack社と話し合いを進めました。

− Stena Expense導入に当たっての観点と進め方「圧倒的な検知スピードによる疑義のある明細抽出と使いやすさ」

今回の導入に当たっては、財務経理部中心としつつ各部門に確認をとりながら推進しました。
類似サービスの調査・検討は行いましたが、圧倒的に導入スピードを速く進めることができることから、Stena Expenseの導入を決定しました。
導入決定後は、機能・価格・性能・サービス提供の詳細を確認しながら進めました。
最終的な導入の決め手は、非常に優れていた以下の5点でした。
・圧倒的な検知結果抽出のスピード
・弊社の特徴に合わせてチェック項目のカスタマイズが可能
・導入までの簡便さ（申込〜稼働まで実質１ヶ月程度）
・使い勝手（結果の見やすさ、手順の簡単さ）
・楽楽精算との相性の良さ（サポート体制等）

− Stena Expense導入後の成果　「業務スピードと品質の向上による効率化と高度化両方の実現」

データ投入から検知までの圧倒的なスピードによる工数削減を実現しました。（1メニュー数時間かかっていたものが、全メニューで10〜30分程度へ）
結果的に、従来は四半期に1度の検査体制を毎月検査に切り替えることができるとともに、チェック業務の効率化・高度化へ大きく前進しました。
さらには、手作業でも検知できていなかった経費精算システムの設定不備による重複事例までを発見し、申請ルールや入力方法を改善することにつながり、想定上の成果を上げることができました。
これらの成果を通して、AIで実現できることの範囲や能力と人間がすべきことの棲み分けの理解が進み、活用の範囲をより深く考えることができました。

− 今後の展望や進化させたい取り組みについて　「AIと人の目を棲み分けしたDX化による更なるガバナンスの向上と効率化」

現在は証憑が紙から電子に変わったことによる重複について、チェック体制を定型化するべく調整中です。
チェック業務の頻度を高めることで、状況の早期把握、啓蒙に繋げていきたいです。
更には楽楽精算を導入する他のグループ各社に対しても展開を広げるとともに、他のデータも活用した分析を行い、グループ全社のガバナンス向上や効率化を推進していきたいと考えています。

− 本日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。
Stena Expense を活用することで、領収書の電子回付への切り替えで発生する懸念やチェック工数増大の対策を行った長瀬ビジネスエキスパート様のお話を伺いました。